Situazione aziendale
Melin Collectors sta crescendo. L'azienda norvegese fornisce ai suoi clienti una gamma completa di servizi di fatturazione e riscossione crediti, principalmente nel settore sanitario. Il processo di riscossione dell'azienda spesso include attività eseguite su documenti cartacei che devono essere digitalizzati o immessi manualmente nel sistema. Anche il reporting giornaliero veniva eseguito manualmente ogni mattina, sottraendo tempo e risorse alla chiusura delle pratiche e alla riscossione delle commissioni.
Con l'aumento del volume d'affari, l'azienda aveva la necessità di assumere altro personale per gestire l'incremento del carico di lavoro. Nel giro di 12 mesi, Melin Collectors ha aumentato da otto a 24 il numero di dipendenti addetti alla gestione dei documenti e all'esecuzione dei report giornalieri. Per supportare la crescita senza dover aggiungere altro personale, l'azienda desiderava automatizzare molti dei suoi processi manuali utilizzando la Robotic Process Automation (RPA) intelligente. Nell'attività di sviluppo di questa strategia, la leadership si è assicurata che il personale fosse completamente coinvolto e comprendesse che l'obiettivo della RPA era quello di aumentare le loro capacità e non di ridurre la forza lavoro dell'azienda.
"I consulenti di Avanade sono intervenuti e hanno collaborato accanto ai nostri dipendenti nell'ambito dello stesso team. Sebbene alcuni si siano presentati in giacca e cravatta, i consulenti Avanade si sono perfettamente integrati come se fossero da sempre nella nostra azienda. Questo ha fatto un'enorme differenza."
Soluzione
Melin Collectors ha stabilito una partnership con Avanade per automatizzare 20 processi prioritari giornalieri, tra cui l'input dei documenti, la gestione e il reporting dei dati utilizzando Blue Prism, un software RPA leader di mercato in hosting sulla piattaforma cloud Microsoft Azure. Questa soluzione garantisce coerenza e flessibilità per il futuro. Il software consentirà all'azienda di rimanere agile, con la possibilità di attivare o disattivare l'automazione per i processi time-critical e garantendo la giusta allocazione delle risorse nel momento e nel luogo in cui sono necessarie.
La soluzione è stata sviluppata e implementata molto rapidamente. Dopo un programma pilota di 8 settimane, il nostro team ha avviato l'implementazione di RPA per le pratiche attive e ha ridotto drasticamente il lavoro arretrato dell'azienda.
Risultati
Dall'inizio del progetto, RPA è stato implementato in oltre l'80% dei processi identificati. Per questi processi Melin Collectors è riuscita ad azzerare le decine di migliaia di pratiche arretrate a distanza di solo un mese dall'implementazione della soluzione. Per quantificare l'efficienza a valore aggiunto del software Blue Prism, basti pensare che il progetto ha ridotto manualmente l'attività manuale per questi processi di una percentuale stimata inclusa tra il 53% e l'89% delle pratiche arretrate, che sono state completate senza alcuna attività manuale.
Tralasciando i numeri, in Melin Collectors è motivo di orgoglio il fatto che la soluzione RPA supporti i dipendenti senza mettere a rischio i posti di lavoro. La RPA non sostituisce la forza lavoro umana con i robot; al contrario, è un esempio eccellente di come l'automazione dei processi cartacei può valorizzare l'employee experience e aiutare i lavoratori a svolgere le attività in modo più efficiente affinché possano supportare completamente le esigenze del business.
Melin Collectors aumenta l'efficienza e riduce il lavoro manuale attraverso l'automazione
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