Kleine und große Unternehmen müssen aufgrund der COVID-19-Krise jetzt dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter auch von zuhause arbeiten können. Gleichzeitig ist es erforderlich, dass sie den Notbetrieb aufrechterhalten und zweitrangige Tätigkeiten vorübergehend aussetzen. Dank moderner Cloud- und Kommunikations-Technologien ist die Welt in der Lage, schnell und souverän auf die Situation zu reagieren. Während viele Regierungen weiterhin Strategien ausarbeiten, um die Krise einzudämmen, herrscht in der Wirtschaft große Unsicherheit.

Auch wenn einige glauben, dass die Welt auf eine Rezession zusteuert – wirklich gut aufgestellte Unternehmen werden diese Herausforderung meistern, sich neu erfinden und stärker aus der Krise hervorgehen. Eine schnelle, aber durchdachte Reaktion auf diese Krise ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Sofort reagieren können
Jedes Unternehmen spürt die Auswirkungen auf die eigenen Prozesse in vielerlei Hinsicht. Von einem schlagartigen Nachfrageeinbruch sind beispielsweise Tourismus, Gastronomie, Hotellerie und Eventbranche, aber auch die Automobilbranche betroffen. Das Gesundheitswesen, der öffentliche Sektor, Logistikunternehmen sowie Versicherungen und Banken sehen sich hingegen mit einer erhöhten Nachfrage konfrontiert. In Deutschland beantragen immer mehr Unternehmen Kurzarbeit, Personal- und Bewerbungsprozesse werden in die Länge gezogen.

Gestiegene Nachfrage sorgt dafür, dass manche Unternehmen Schwierigkeiten bei der Verarbeitung von Aufträgen sowie dem Versand und der Lieferung von Waren haben. Bei täglich neuer Lage ist Kommunikation ein Schlüsselfaktor. Callcenter, die Stornierungen und Umbuchungen für Reisebüros abwickeln, Help Desks, die Anfragen von Mitarbeitern beantworten, Banken, die Kreditanträge bearbeiten und natürlich all die verschiedenen Organisationen des Gesundheitswesens, die sich mit Versicherungsansprüchen oder Fragen zu COVID-19 und vielem mehr befassen – sie alle sind völlig überlastet.

Ein sinnvoller Weg, auf eine derartige Krise zu reagieren, besteht aus drei Schritten: erstens, die Auswirkungen analysieren, zweitens, große Schwankungen in betroffenen Prozessen effizient managen und drittens, die Grundlage für eine datengesteuerte „AI first“ Strategie legen.

1) Die Auswirkungen analysieren

• Datensätze erweitern, neue Insights schaffen:
  Jede Organisation misst die Entwicklung ihrer Prozesse anhand bestimmter Datensätze und Kennzahlen. Es gibt standardisierte Verfahren, nach denen im Monats-, Quartals- oder Jahresvergleich über die Performance berichtet wird. In einer Krise wie dieser ist die Entwicklung eines Unternehmens auch von diversen externen Faktoren wie der Verfügbarkeit von Ressourcen, der Ausbreitungsgeschwindigkeit einer Pandemie oder staatlichen Regelungen abhängig. Organisationen werden Unterstützung brauchen, damit sie neue Insights aus ihren Daten gewinnen und die wahren Auswirkungen der Krise analysieren können.
• Reporting-Tools nutzen:
  Mit effizienten, intuitiven und leicht integrierbaren Tools lassen sich aussagekräftige Erkenntnisse gewinnen. Sehr viele Unternehmen nutzen Office 365-Anwendungen. Microsoft Power BI bietet zusammen mit Excel, Word und Power Point eine ganzheitliche Reporting Suite, die sich mühelos in die meisten Branchenanwendungen integrieren lässt.
• What-if-Analysen:
  Wir leben in einer Welt aus komplexen Abhängigkeiten zwischen Prozessen und Unternehmen, aber auch Wechselbeziehungen geografischer und geopolitischer Natur. Eine holistische Wirkungsanalyse bedarf verschiedener „Was-wäre-wenn“-Simulationen. Einige typische Szenarios sind nachfolgend aufgelistet. Solche Simulationen lassen sich mithilfe von Algorithmen und einem guten Visualisierungs-Tool aus einem Data Lake, einer riesigen Menge unstrukturierter Unternehmensdaten, gewinnen.
  • Ausgleich von Angebot und Nachfrage:
    Erfolgreiches Management von Angebot und Nachfrage führt zu einer Kostenoptimierung und erhöht die betriebliche Effizienz sowie die Kundenzufriedenheit. Besonders bei komplexen Lieferketten und hohen Produktions- oder Lagerkosten können „Was-wäre-wenn“-Szenarios zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
  • Kostenkontrolle und Risikomanagement:
    Durch wechselnde Bezugsquellen oder die Verwendung alternativer Materialien gewinnen Unternehmen Flexibilität bei der Beschaffung von Rohstoffen. So können sie im Falle einer Knappheit oder eines Überangebots, bedingt durch die geopolitische Situation oder eine Naturkatastrophe, Versorgungsrisiken minimieren und Kosten reduzieren.
  • Optimierung der Logistik:
    Die effizientesten Transportwege für notwendige Rohstoffe, besonders in Krisensituationen und das Abwägen zwischen Transportkosten und Lieferzeit stehen hier im Fokus. „Was-wäre-wenn“-Simulationen helfen, die richtigen Waren zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen – zu den bestmöglichen Kosten.
  • Ein Plan für die Rückkehr zur Normalität:
    Durch „Was-wäre-wenn“-Simulationen lässt sich eine langsame Rückkehr zur Normalität optimal und effizient planen. Darüber hinaus helfen sie, bei einem erneuten Lockdown flexibel reagieren zu können.
• Prognosen und Vorhersagen treffen, wertvolle Daten finden:
  Das Erkennen verborgener Datenmuster kann helfen, die Effizienz zu steigern. Mithilfe von Data Science-Algorithmen lassen sich Ausreißer identifizieren, Prognosen aufstellen und Vorhersagen treffen. Unternehmen können dadurch das Vertrauen in die Maßnahmen, die sie als Reaktion auf Krisen ergreifen, stärken.

2) Große Schwankungen (Spitzen oder Täler) in betroffenen Prozessen managen

• Schlankere und schnellere Prozesse durch den Einsatz von Cognitive Services und Automatisierung:
  Egal, ob es sich um Kontakt-Center oder Ihr internes Information Hub handelt, virtuelle Agenten können für einfache Aufgaben wie das Beantworten von Fragen eingesetzt werden – oder, in Verbindung mit kognitiven Fähigkeiten wie Texterkennung oder neurolinguistischer Programmierung sogar für die Abwicklung einer Anfrage.
  Mit seinem Healthcare Bot Service hat Microsoft bereits über 1200 COVID-19-Bots für Gesundheitssysteme auf der ganzen Welt ausgerollt. Insgesamt haben diese bisher 18 Millionen Fälle bearbeitet. Die meisten der Bots waren innerhalb eines Tages eingerichtet.
  Neben COVID-19-Selbsttests sind Bürgeranfragen im öffentlichen Sektor, Kreditanträge und andere Vorgänge im Finanz- und Versicherungswesen, sowie Stornierungen und Umbuchungen im Gastgewerbe und Tourismussektor weitere typische Anwendungsbeispiele. Mitarbeiter haben dann die Zeit, sich um komplexere Fälle zu kümmern.
• Schnelle Erfolge für die Automatisierung identifizieren:
  Auch wenn End-to-End-Prozesse oft schwer nachzuvollziehen sind – Möglichkeiten für eine partielle Automatisierung sind oft einfacher zu identifizieren und bringen schnellere Erfolge – und das innerhalb von wenigen Tagen!
  Geschäftsprozesse lassen sich meist in Input, Prozess und Output aufteilen. Durch einen Vergleich mit branchenspezifischen Automatisierungslösungen ist es möglich, Potenziale zu identifizieren. In jeder Stufe einer Lieferkette müssen beispielsweise Rechnungen verarbeitet und Daten manuell eingegeben werden. Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) kann menschliches Eingreifen und dadurch die Kosten erheblich reduzieren.
• Die Fähigkeit, den Normalbetrieb trotz erheblicher Schwankungen in anderen Prozessen aufrechtzuerhalten:
  Eine plötzliche Verschiebung der Nachfrage führt dazu, dass viele Mitarbeiter jetzt anderswo im Unternehmen eingesetzt werden. Unternehmen wagen sich in neue Gebiete vor – Brauereien, Öl- & Gas- und sogar Automobilhersteller sind beispielsweise in die Produktion für Hand-Desinfektionsmittel eingestiegen. Wer sich dergestalt flexibel anpasst, muss sich jedoch bewusst machen, dass diese Nachfrage zeitlich begrenzt ist. Daher ist es notwendig:
  • den Normalbetrieb nicht stillstehen zu lassen.
  • schnell und agil wieder hochzufahren, um neue Prozesse zu erlernen.
  Automatisierung hilft Unternehmen dabei, all dies besser steuern zu können – insofern lohnt sich eine Evaluation der entsprechenden Technologien – und sei es nur, um eine geeignete Übergangslösung zu schaffen.

3) Grundlage für eine datengesteuerte „AI first“ Strategie legen

Es gibt keinen Weg zurück. Unternehmen werden zu einem Zustand der Normalität zurückkehren – bestimmte Aspekte des Verbraucher- und Kundenverhaltens werden allerdings von Dauer bleiben. Die Krise offenbart neue Kaufmuster, neue Arbeitsweisen, neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Partnerschaften, neue Wertschöpfungsketten und neue Notwendigkeiten. Es werden neue Geschäftsmodelle entstehen. Und eine „AI first“ Strategie wird es Unternehmen ermöglichen, sich an die neue Normalität anzupassen.

Unternehmen werden sich ausserdem bemühen, noch widerstandsfähiger, noch anpassungsfähiger und noch agiler zu sein, um einer solchen Krise in Zukunft zu begegnen. Die Schaffung eines starken Rückgrats an Daten wird Unternehmen in die Lage versetzen schneller Entscheidungen treffen zu können, und in Kombination mit KI-Fähigkeiten eben jene Widerstansfähigkeit und Agilität zu erreichen.

Avanade unterstützt seine Kunden dabei, einen möglichen Abschwung nachhaltig zu überwinden, damit sie stärker, widerstandsfähiger und noch erfolgreicher aus der Krise hervorgehen.

Erfahren Sie, wie eine Daten- und KI-basierte Strategie Organisationen zukunftsfähig macht.