Aus einer gewissen Menge an Optionen auswählen zu können, ist eine feine Sache. Wird die Auswahl aber zu groß, dann wirkt sie mehr hemmend als förderlich. Und genau so ergeht es manchen Unternehmen, die Microsoft Teams einführen wollen. Denn welche der vielen Funktionen sollen genutzt werden? Die große Menge an Features überfordert. Chatten, Meetings, Anrufe, Dateien teilen, veröffentlichen oder gleichzeitig im Team bearbeiten, Anwendungen integrieren oder Bots einrichten: Features, die früher nur in einzelnen Anwendungen wie Skype for Business, SharePoint, Outlook oder Yammer zu finden waren, sind jetzt auf einmal allesamt in Teams integriert. Quasi Twitch, Discord, Reddit und Messenger für Unternehmen in einem.

Welche Funktionen brauchen die Mitarbeiter?
Mitarbeiter können einfach die Funktionen nutzen, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Teams lohnt sich zum Beispiel für diejenigen, die gerne ein vielfältigeres Skype for Business hätten. Mit Teams lassen sich Projekte einfacher durchführen, und nicht zuletzt verbessert es die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Kollegen rund um die Welt. Mit MS Teams ist all dies möglich – warum sich also auf eine bestimmte Funktion beschränken?

Und wenn die Mitarbeiter einige Erfahrung mit der Software und in der Kollaboration gesammelt haben, bietet Teams ihnen noch weitere Funktionen. Meist verwenden Einsteiger MS Teams zunächst nur für eine bestimmte Funktion wie z. B. den Zugriff auf SharePoint-Seiten für das gemeinsame Nutzen und Bearbeiten von Dokumenten, für Gruppen-Chats, für Projektdiskussionen oder einfach nur als Meeting-Tool. Seitdem Teams vor mehr als zwei Jahren in Office 365 integriert worden ist, arbeiten damit immer mehr Unternehmen für ihre Transformation hin zu einem Modern Workplace.

Grundsätzlich sind Mitarbeiter unterschiedlich stark an das Thema Kollaboration und digitale Helfer gewöhnt. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte Mitarbeiter coachen, sie im Sinne neuer Arbeitsweisen anleiten und eine neue Kollaborationskultur etablieren – von der Teams ein Teil sein kann. Avanade bietet dafür Workshops an, in denen wir gemeinsam mit dem Kunden und unter anderem mithilfe von Design Thinking-Methoden erarbeiten sowie präzisieren, wie die unternehmensinterne Zusammenarbeit künftig aussehen soll.

Für eine einfache Kommunikation auch über verschiedene Zeitzonen hinweg bietet es sich für viele Unternehmen an, zunächst einmal stabile asynchrone Kommunikationskanäle aufzubauen. Nächste Schritte sind dann zum Beispiel die Umwandlung von Chat-Nachrichten in die jeweilige Landessprache und eine Echtzeitübersetzung in Meetings. Die aktive Nutzerzahl von Teams wächst immer weiter, deshalb sorgen viele Unternehmen dafür, dass Mitarbeiter das Tool nutzen können, wo und wie sie wollen – mit einem konsistenten Nutzererlebnis auf verschiedenen Geräten, mit unterschiedlichen Betriebssystemen und Browsern.

Mit den MS Teams „Out-of-the-Box“-Funktionen lässt sich die Produktivität sofort verbessern. Teams bietet jedoch vielzählige weitere Möglichkeiten, die deutlichen Mehrwert bringen. Zum Beispiel:

• Es lassen sich Tabs und Kanäle individuell gestalten sowie Add-ons oder Lösungskomponenten von Drittanbietern einbinden, ähnlich wie Excel-Makros oder Anwendungen, die keine aufwendige Softwareentwicklung erfordern. Das funktioniert dank skriptbasierten Automatisierungsfunktionen mit Tools wie Flow und einem Marktplatz für Drittanbieter-Konnektoren. Zudem lässt sich Teams schnell und einfach mit Tabs (die über viele vorkonfigurierte Inhaltstypen wie Dokumente, Projektplanung oder Videoinhalte verfügen) und einem Feed für Benachrichtigungen über Aktivitäten erweitern.
• Teams lässt sich über die Integration weiterer Anwendungen maßschneidern, die die Chat-, Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen von Teams übernehmen. Mit einfach zu bedienenden Erweiterungen wie Adaptive Cards, Personal Apps und Messaging-Tools ist es möglich, Teams nach individuellen Wünschen zu gestalten. Zudem sind PowerApps schnell entwickelt, implementiert und mit anderen Nutzern geteilt. Teams ist nicht auf Software von Microsoft beschränkt: Drittanbieter stellen unter anderem Automatisierungstools, Module für die Orchestrierung von Workflows und andere Add-ons zur Verfügung, die sich einfach in Teams integrieren lassen.
• Interne Entwickler können das Programmierungsmodell nutzen, das nicht nur von Teams, sondern auch von Office 365 über die Graph-API unterstützt wird. Damit lassen sich sowohl in B2B- als auch B2C-Anwendungen Kollaborationsfunktionen integrieren. Beliebte Anwendungen sind etwa Bots, die sich einfach per Bot-Development-Frameworks erstellen lassen.

Aber welche Roadmap ist die beste für Ihr Unternehmen? Starthilfe gibt unser zum Download erhältlicher Microsoft Teams Guide. Eine Strategie zur Einführung entwickeln unsere Experten gemeinsam mit Ihnen im Microsoft Teams Adoption Workshop.