A Convene (anteriormente conhecida como Melin Collectors) está em fase de crescimento. A empresa sediada na Noruega fornece aos seus clientes uma gama completa de serviços de faturação e cobrança de dívidas, especializada principalmente no setor dos serviços de saúde. O processo de cobrança da empresa incluía frequentemente trabalho baseado em papel, com documentos físicos que tinham de ser digitalizados ou introduzidos manualmente no sistema. Os relatórios diários também eram efetuados manualmente todas as manhãs, o que ocupava tempo e recursos que podiam ser utilizados para encerrar processos e cobrar taxas.

À medida que a empresa aceitou mais casos de clientes, tornou-se necessário contratar pessoal adicional para lidar com a carga de trabalho resultante. Num prazo de 12 meses, a Convene passou de oito colaboradores a tratar de documentos e a elaborar relatórios diários para 24. Para auxiliar o seu crescimento sem ter de contratar mais colaboradores, a empresa quis automatizar vários dos seus processos manuais utilizando a automatização com processo robotizado (RPA) inteligente. À medida que desenvolveu esta estratégia, a liderança assegurou que os seus colaboradores estavam totalmente empenhados e compreendiam que a RPA visava aumentar as suas capacidades em vez de reduzir a força de trabalho da empresa.

A Convene estabeleceu uma parceria com a Avanade para ajudar a automatizar 20 processos prioritários diários, incluindo a entrada de documentos, a gestão e os relatórios de dados, utilizando o Blue Prism, um software RPA líder de mercado alojado na plataforma de Blue Prism. Esta solução garante consistência e flexibilidade para o futuro. O software irá permitir à empresa manter-se ágil, com a capacidade de ativar ou desativar a automatização para processos urgentes, garantindo que os recursos são atribuídos onde e quando necessários.

A solução foi desenvolvida e implementada muito rapidamente. Depois de um programa‑piloto de oito semanas, a nossa equipa começou a implementar a RPA para casos ativos e a diminuir os casos em atraso na empresa.

Desde o início do projeto, a RPA foi implementada em mais de 80% dos processos identificados. Para estes processos, a Convene conseguiu reduzir o atraso de dezenas de milhares de casos para zero apenas um mês após a implementação da solução. Para quantificar a eficiência de valor acrescentado do software Blue Prism, o projeto reduziu o esforço manual destes processos em cerca de 53% e 89% dos casos pendentes foram concluídos sem qualquer envolvimento humano.

Além disso, na Convene orgulhamo-nos especialmente do facto de a solução RPA operar lado a lado com os colaboradores, preservando os postos de trabalho. Isto não é uma história sobre robôs que substituem a força de trabalho humana; mas sim um excelente exemplo de como a automatização de processos baseados em papel pode melhorar a experiência dos colaboradores e ajudá-los a concluir as tarefas de forma mais eficiente, para que possam apoiar totalmente as necessidades da empresa.

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