Convene (ex Melin Collectors) est en pleine croissance. La société établie en Norvège propose à ses clients une gamme complète de services de facturation et de recouvrement de créances, spécialisés principalement dans le secteur des services de santé. Le processus de recouvrement de l'entreprise incluait souvent le traitement de documents papier, via la numérisation de documents physiques ou leur saisie manuelle dans le système. Des rapports quotidiens étaient également réalisés manuellement chaque matin, mobilisant du temps et des ressources entre la clôture des dossiers et le recouvrement des frais.

Le nombre de dossiers clients augmentant, l'entreprise a dû embaucher du personnel pour gérer cette charge de travail supplémentaire. En 12 mois, Convene est passée de 8 à 24 employés traitant des documents et gérant des rapports quotidiens. Afin de soutenir sa croissance sans augmenter ses effectifs, l'entreprise a souhaité automatiser plusieurs de ses processus manuels grâce à l'automatisation intelligente des processus robotisés (RPA, robotic process automation). Lors de l'élaboration de cette stratégie, la direction a assuré aux employés qu'ils seraient pleinement impliqués dans le processus et que la RPA visait à augmenter les capacités de l'entreprise, et non à réduire les effectifs.

Convene s'est associée à Avanade pour automatiser 20 processus prioritaires quotidiens, y compris la saisie de documents, la gestion et la création de rapports de données, en utilisant Blue Prism, un logiciel de RPA leader sur le marché et hébergé sur la plateforme cloud Microsoft Azure. Cette solution garantit cohérence et flexibilité pour l'avenir. Le logiciel permettra à l'entreprise de rester agile, avec la possibilité d'activer ou de désactiver l'automatisation pour les processus critiques, tout en garantissant l'allocation des ressources en cas de besoin.

La solution a été développée et mise en œuvre très rapidement. Après un programme pilote de huit semaines, notre équipe a commencé à déployer la RPA pour les dossiers en cours et à éliminer les retards de traitement de l'entreprise.

Depuis le début du projet, un processus de RPA a été mis en œuvre sur plus de 80 % des processus identifiés. Ainsi, Convene a pu éliminer son retard de dizaines de milliers de dossiers en un mois seulement après le déploiement de la solution. Si l'on quantifie l'efficacité et la valeur ajoutée du logiciel Blue Prism, le projet a réduit les opérations manuelles pour ces processus d'environ 53 %, et 89 % des dossiers en suspens ont été traités sans intervention humaine.

Outre ces chiffres, Convene est particulièrement fière d'utiliser la solution RPA en collaboration avec ses employés tout en préservant leurs emplois. Il n'était pas ici question de remplacer les effectifs humains par des robots. Cependant, cet exemple illustre bien la manière dont l'automatisation des processus papier peut améliorer l'expérience des employés et les aider à accomplir leur travail plus efficacement, afin de répondre pleinement aux besoins de l'entreprise.

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