Convene (ehemals bekannt als Melin Collectors) wächst kontinuierlich. Das in Norwegen ansässige Unternehmen bietet seinen Kunden ein umfassendes Angebot an Abrechnungs- und Inkassodienstleistungen und hat sich vorrangig auf das Gesundheitswesen spezialisiert. Das Inkassoverfahren des Unternehmens beinhaltete häufig die Arbeit auf Papier. Physische Dokumente mussten gescannt oder manuell im System erfasst werden. Jeden Morgen wurden manuell Tagesberichte erstellt. Das kostete Zeit und Ressourcen, die für den Abschluss von Dossiers und die Gebührenerhebung fehlten.

Das Unternehmen musste dann Mitarbeiter einstellen, um das Arbeitspensum für zusätzliche Kundenfälle bewältigen zu können. Innerhalb von 12 Monaten wurde bei Convene die Anzahl der Mitarbeiter, die für die Verarbeitung von Dokumenten und für die tägliche Berichterstellung zuständig sind, von 8 auf 24 erhöht. Das Unternehmen wollte Wachstum fördern, ohne automatisch die Anzahl der Mitarbeiter erhöhen zu müssen. Deswegen wurden mehrere manuelle Prozesse mithilfeintelligenter, robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) umgestellt. Die Firmenleitung hat bei der Entwicklung dieser Strategie sichergestellt, dass die Mitarbeiter vollständig eingebunden werden, damit deutlich wird, dass RPA deren Möglichkeiten erweitern und nicht Arbeitsplätze im Unternehmen reduzieren soll.

Convene arbeitete mit Avanade zusammen, um 20 tägliche Prozesse mit hoher Priorität zu automatisieren, wie z. B. die Erfassung von Dokumenten, Management und Datenaufbereitung. Dafür wurde Blue Prism, eine marktführende RPA-Software der Cloud-Plattform von Microsoft Azure eingesetzt. Diese Lösung bietet Konsistenz und Flexibilität für die Zukunft. Die Software ermöglicht dem Unternehmen flexibel zu bleiben – mit der Möglichkeit, die Automatisierung für zeitkritische Prozesse zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dadurch können Ressourcen nach zeitlichem und örtlichem Bedarf zugeordnet werden.

Die Lösung wurde sehr schnell entwickelt und implementiert. Nach einem achtwöchigen Pilotprogramm hat unser Team RPA für aktive Fälle sowie zur Reduzierung der Fälle eingesetzt, die sich im Rückstand befinden.

Seit Beginn des Projekts wurde RPA in mehr als 80 % der identifizierten Prozesse implementiert. Für diese Prozesse konnte Convene innerhalb von einem Monat nach der Einführung den Rückstand von zehntausenden Fällen abbauen. Die wertsteigernde Effizienz der Blue Prism-Software lässt sich quantifizieren: Der manuelle Aufwand für diese Prozesse konnte um rund 53 % gesenkt werden, 89 % der offenen Fällen wurden komplett ohne menschliches Eingreifen abgeschlossen.

Jenseits der Zahlen war man bei Convene auch stolz, dass die RPA-Lösung gut mit der Arbeit der Mitarbeiter harmoniert und keine Stellen abgebaut werden mussten. Das ist also keine Geschichte über Roboter, die menschliche Arbeitskräfte ersetzen. Es ist ein großartiges Beispiel dafür, wie die Automatisierung von papierbasierten Prozessen das Mitarbeitererlebnis verbessern kann. Aufgaben können effizienter durchgeführt werden, sodass die Mitarbeiter die Anforderungen des Unternehmens komplett unterstützen können.

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