Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen GmbH (BBU) wurde 2020 vom Österreichischen Innenministerium gegründet. Ihr Ziel: Asylsuchende in rechtlichen, sozialen und medizinischen Fragen unterstützen. Als ganz neue Einrichtung musste die Gesellschaft quasi bei Null anfangen. Um eine eigene Infrastruktur aufzubauen, gab es weder eine strategische Roadmap, noch waren bereits existierende Systeme oder Geräte verfügbar. Allerdings gab es einen straffen Zeitplan für den Start. In nur sechs Monaten sollten über 700 Mitarbeiter*innen aus sechs unterschiedlichen Organisationen zusammengeführt und einsatzbereit sein. Die BBU entschied sich darum für eine cloudbasierte IT-Infrastruktur, um Schnelligkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten.

Um seine neue Cloud-Umgebung aufzubauen, wählte die BBU Avanade als Partner. Als Plattform wurde Microsoft 365 ausgewählt. Weil die BBU Menschen unterstützt und daher mit personenbezogenen Daten arbeitet, war das Thema Sicherheit besonders relevant. Aus diesem Grund entschied sich die Organisation für die E5 Lizenz, da diese spezielle Sicherheitsfunktionen bietet u.a. die Features „Mehrstufige Authentifizierung“ und „Bedingter Zugriff“. Avanade entwickelte eine entsprechende Cloud-Architektur für alle Workplace-Tools, die den Mitarbeitern vom ersten Tag an Produktivität und Flexibilität am Arbeitsplatz ermöglichte – inklusive Teams, OneDrive und SharePoint.

Gleich zu Beginn des Projekts zeichnete sich ab, dass die BBU zusätzlich ERP-, HR- und CRM-Systeme benötigte, um sowohl die Mitarbeiter*innen als auch den Klientenservice verwalten zu können. Avanade hat in dieser Phase folgende Systeme implementiert:

• Dynamics 365 SCM für den Einkauf und das Supply-Chain-Management
• Dynamics 365 HR für die Verwaltung der Mitarbeiter*innen
• Multiple Dynamics 365 CE-Module (vormals CRM-Module) für die Arbeitsabläufe
• Microsoft Power Platform zur Entwicklung mobiler Anwendungen für Mitarbeiter*innen im Außendienst
• Azure virtual machines Umgebung (IAAS) für die notwendige Cloud-Infrastruktur sowie Services und Server

Nach der erfolgreichen Implementierung all dieser Lösungen konnte die BBU zum geplanten Zeitpunkt ihre Arbeit aufnehmen – ein guter Beleg für die Entwicklungsgeschwindigkeit und Skalierbarkeit, die die Cloud und das Microsoft-Paket bieten. Der erste Go-Live wurde wie geplant für zunächst rund 300 Mitarbeiter*innen durchgeführt. Die übrigen konnten vier Wochen später dazu stoßen. Alle Systeme funktionierten reibungslos und es gab keine Ausfälle bei den Services. Mit einem 360-Grad-Blick kann sich die BBU nun voll und ganz auf die Belange der zu beratenden Personen konzentrieren.

Da die technologischen Strategien auch in Zukunft permanent weiterentwickelt werden, arbeitet das Unternehmen auch weiterhin mit Avanade zusammen an Verbesserungen und neuen Automatisierungslösungen.

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